Wegwerf-Rechner

Beim Ausmisten stellt sich nie die Frage, die in den Tabellen beantwortet wird. Dort steht „drei Jahre". In der Hand hat man aber einen Kontoauszug vom 14. Juni 2022, und wissen will man: kann der jetzt weg oder nicht? Zwischen diesen zwei Sätzen liegt eine Rechnung, die niemand im Kopf machen will — und zwei Fallen, an denen auch sorgfältige Leute vorbeilaufen.

Dieser Rechner nimmt 23 Dokumentarten aus dem privaten Papierkram, fragt nach dem einen Datum, das auf dem Blatt steht, und nennt den Tag: „Kann weg ab 01.01.2029." Dazu die Rechtsgrundlage, damit die Zahl nachprüfbar bleibt.

Der Satz, der fast überall fehlt

Privatpersonen haben keine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Die zehnjährigen Fristen, von denen man ständig liest, stehen in § 147 AO und § 257 HGB und gelten für Unternehmen. Wer angestellt ist, eine Wohnung mietet und ein Konto hat, muss praktisch nichts aufbewahren.

Warum dann überhaupt Fristen? Weil fast alle Zahlen in den bekannten Tabellen etwas anderes sind: Verjährungsfristen. Sie sagen nicht, wie lange Sie ein Papier behalten müssen, sondern wie lange jemand noch etwas von Ihnen fordern kann. Wer den Beleg vorher wegwirft, macht sich nicht strafbar — er verliert nur den Beweis. Das ist ein wichtiger Unterschied, weil er die Entscheidung verändert: Bei einer Verjährungsfrist kann man abwägen, bei einer Pflicht nicht.

Echte Pflichten für Privatleute gibt es genau drei:

Nur die erste trifft viele Menschen, und nur sie ist mit einem Bußgeld bewehrt — bis zu 500 € nach § 26a Abs. 2 UStG. Im Rechner sind diese drei rot markiert; alles andere trägt den Hinweis, dass es um einen Beweis geht, nicht um eine Pflicht.

Die Falle, an der Tabellen scheitern: zwei verschiedene Anker

Fristen fangen nicht alle am selben Punkt an, und das ist keine Feinheit.

Ab Schluss des Kalenderjahres laufen die Verjährung (§ 199 BGB) und die Pflicht nach § 14b UStG. Folge: Der Monat spielt keine Rolle. Eine Handwerkerrechnung vom 4. Januar 2026 und eine vom 30. Dezember 2026 dürfen beide ab dem 1. Januar 2029 weg. Wer im Januar zahlt, muss knapp drei Jahre aufbewahren, wer im Dezember zahlt, gut zwei.

Taggenau ab Übergabe läuft die Gewährleistung nach § 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Ein Gerät, das am 3. März 2026 geliefert wurde, ist am 3. März 2028 aus der Gewährleistung — nicht am 31. Dezember. Behandelt man den Kassenbon nach der Jahresende-Regel, wirft man ihn zehn Monate zu früh weg; behandelt man ihn zu vorsichtig, sammelt man Thermopapier, das ohnehin verblasst.

Der Rechner sagt unter dem Datumsfeld, welcher der beiden Anker bei der gewählten Dokumentart gilt. Die Prüfwerte dafür — Schalttag, Jahreswechsel, Verhalten genau am Stichtag — liegen als Testfälle im Projekt, damit sich hier kein Rundungsfehler einschleicht.

Ein Jahrgang auf einmal

Realistisch mistet niemand einzelne Blätter aus. Man zieht einen Ordner heraus, auf dem „2019" steht, und will wissen, was davon in den Schredder darf. Für diesen Fall gibt es im Tool die zweite Ansicht: Jahrgang eingeben, und alle 23 Arten sortieren sich in drei Spalten — kann weg, noch aufbewahren, dauerhaft behalten. Die Liste lässt sich als Textdatei mitnehmen, damit man sie neben den Ordner legen kann.

Eine Ungenauigkeit ist dabei eingebaut und bewusst: Bei einer Jahresangabe rechnet das Tool mit dem 31. Dezember. Das ist innerhalb des Jahres die späteste und damit die sichere Annahme — eine Frist wird so nie zu kurz angesetzt. Wer das exakte Datum kennt, prüft in der ersten Ansicht nach und gewinnt dabei manchmal Monate.

Abgelaufene Frist ist nicht dasselbe wie wertlos

Der häufigste Fehler beim Ausmisten ist nicht, zu lange zu sammeln, sondern das Falsche zu vernichten. Drei Gruppen haben keine Frist und dürfen nie weg:

Alles, was einmal Ihre Rente beweist. Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung, Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Schul- und Studiennachweise. Wenn Jahrzehnte später eine Lücke im Rentenkonto auftaucht, existiert der damalige Arbeitgeber oft nicht mehr — dann sind Ihre Unterlagen die einzige Quelle. Wer sein Rentenkonto einmal klären lässt und die Bestätigung erhält, kann die Abrechnungen der geklärten Jahre danach guten Gewissens vernichten. Wie viel bei einer Kündigung an Resturlaub und Abgeltung zusammenkommt, rechnet übrigens der Kündigungsfrist-Rechner aus — auch dort sind es die alten Unterlagen, die die Ansprüche belegen.

Alles, was Eigentum beweist. Notarverträge, Grundbuchauszüge, Erbschein, Testament. Und Rechnungen zum eigenen Haus: Beim Verkauf innerhalb von zehn Jahren mindern sie den steuerpflichtigen Gewinn, und der nächste Handwerker will die Leitungspläne sehen.

Kaufabrechnungen von Wertpapieren. Der Grund ist unangenehm konkret: Überträgt eine Bank bei einem Depotwechsel die Anschaffungsdaten nicht mit, setzt sie als Ersatzbemessungsgrundlage 30 % des Verkaufspreises als Gewinn an. Ihre alte Abrechnung ist der einzige Weg, sich die Differenz über die Steuererklärung zurückzuholen. Was jährlich schon vorab besteuert wird, zeigt der Vorabpauschale-Rechner.

Digitalisieren statt wegwerfen

Für fast alles ist ein Scan die bessere Antwort als der Müll: Er kostet keinen Platz, ist durchsuchbar und übersteht einen Wasserschaden. Praktisch bewährt hat sich, pro Jahrgang eine PDF-Datei anzulegen — dafür lassen sich Fotos zu einem PDF zusammenfügen oder mehrere PDFs verbinden. Wie man mit dem Handy Scans macht, die auch in fünf Jahren lesbar sind, steht im Ratgeber Scan richtig digitalisieren.

Was ein Scan nicht ersetzt, sind Urkunden und notarielle Papiere. Nicht weil eine Frist es verlangt, sondern weil Ersatz Gebühren, Behördengänge und bei ausländischen Dokumenten schnell Monate kostet.

Wie der Rechner arbeitet

Die Fristen liegen als fester Datensatz im Tool, jede mit Norm und Begründung. Gerechnet wird ausschließlich in Ihrem Browser: Es gibt keinen Upload, kein Konto und keine Speicherung. Der Grund ist derselbe wie bei den anderen deutschen Rechnern hier — Papierkram ist eine private Angelegenheit, und für eine Datumsberechnung braucht niemand einen Server.

Stand der Angaben ist 2026. Die zitierten Normen sind seit Jahren unverändert, Wartung fällt hier praktisch keine an. Trotzdem gilt: Das ist keine Rechtsberatung, und im Zweifel — besonders bei laufendem Streit mit dem Finanzamt, Vermieter oder Arbeitgeber — behalten Sie das Papier lieber ein Jahr zu lang.