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Die vier Standardaufgaben

Der weitaus größte Teil aller PDF-Arbeit besteht aus vier Handgriffen, und für keinen davon braucht es eine installierte Vollversion.

Mehrere Dokumente sollen ein einziges werden — Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse für eine Bewerbung, oder Rechnung und Lieferschein für die Buchhaltung. Dafür ist PDF zusammenfügen da, wobei die Reihenfolge vor dem Erzeugen festgelegt wird. Umgekehrt soll aus einem dicken Sammel-PDF nur ein bestimmter Teil herausgelöst werden: PDF teilen schneidet einzelne Seiten oder Seitenbereiche als eigene Datei heraus.

Ein Scan liegt quer oder steht auf dem Kopf, weil der Einzug das Blatt anders eingezogen hat. PDF drehen korrigiert das seitenweise und speichert die Drehung fest in der Datei — anders als das bloße Drehen der Ansicht im Vorschauprogramm, das beim nächsten Öffnen wieder vergessen ist.

Und schließlich stimmen die Ränder nicht: eingescannte Seiten mit breiten grauen Streifen, ein Kassenbon mitten auf einer A4-Seite, ein Auszug, bei dem der untere Bereich nichts zur Sache tut. PDF zuschneiden verkleinert den sichtbaren Seitenbereich.

Zuschneiden ist nicht Schwärzen

Der Unterschied klingt technisch, hat aber schon ganze Aktenvorgänge öffentlich gemacht. Ein PDF ist keine Bilddatei, sondern eine Beschreibung: Hier steht dieser Text in dieser Schrift an dieser Stelle. Wenn ein schwarzer Balken darübergelegt wird, kommt zu dieser Beschreibung lediglich ein weiteres Element hinzu. Der Text darunter bleibt vollständig in der Datei und lässt sich mit jedem beliebigen Werkzeug wieder sichtbar machen oder einfach herauskopieren.

Beim Zuschneiden ist es ähnlich subtil: Viele Programme setzen dabei nur einen neuen Sichtrahmen, die sogenannte CropBox. Der Inhalt außerhalb ist weiterhin vorhanden, er wird nur nicht mehr angezeigt.

Wer wirklich sicherstellen will, dass eine Information weg ist, hat zwei zuverlässige Wege. Entweder die betroffenen Seiten vor dem Weitergeben komplett entfernen. Oder den Umweg über ein Bild gehen: die Seite mit PDF in JPG umwandeln in eine Rastergrafik überführen, dort die Stelle übermalen und das Ergebnis mit JPG in PDF umwandeln wieder zu einem Dokument machen. Danach existiert der Text schlicht nicht mehr, weil aus dem Dokument eine Fläche aus Bildpunkten geworden ist. Der Preis dafür: Das Ergebnis ist nicht mehr durchsuchbar und die Datei wird größer.

Echter Text oder nur ein Bild davon

Ob ein PDF Text enthält, entscheidet sich bei seiner Entstehung. Alles, was aus Word, aus einem Buchhaltungsprogramm, aus einem Browser oder aus einem Online-Portal als PDF herausfällt, enthält echte Buchstaben. Text aus PDF kopieren holt genau diesen Text heraus, auch dann, wenn das Dokument das Kopieren im Vorschauprogramm eigentlich unterbinden möchte.

Alles, was aus einem Scanner, einem Multifunktionsgerät oder einer Handy-Scan-App kommt, ist dagegen zunächst nur ein Bild. Das erkennt man daran, dass sich der Text nicht markieren lässt und dass die Suchfunktion selbst bei einem offensichtlich vorhandenen Wort nichts findet. Manche Geräte legen bei der Ablage automatisch eine Texterkennung darunter, viele Standardeinstellungen tun das nicht.

Der Unterschied ist auch für die Dateigröße entscheidend. Ein zwanzigseitiger Vertrag mit echtem Text kommt oft mit weniger als einem Megabyte aus. Derselbe Vertrag eingescannt in 600 dpi in Farbe kann leicht dreißig Megabyte erreichen und scheitert damit an jedem Upload-Formular, das eine Obergrenze setzt. Wer scannt, fährt mit Graustufen und 300 dpi in aller Regel besser — lesbar bleibt es allemal.

Warum lokal wichtiger ist als schnell

PDF ist das Format, in dem die sensibelsten Alltagsdokumente unterwegs sind. Gehaltsabrechnung, Mietvertrag, Kündigung, Kontoauszug, Befund, Schulzeugnis: Wer solche Dateien bei einem beliebigen Konverter im Netz hochlädt, legt eine Kopie auf einem Rechner ab, dessen Standort, Aufbewahrungsdauer und Zugriffsberechtigungen er nicht kennt.

Technisch nötig ist dieser Umweg nicht. Seiten neu anordnen, drehen, zuschneiden oder in Bilder umrechnen ist Arbeit, die jeder Laptop und jedes halbwegs aktuelle Telefon nebenbei erledigt. Deshalb laufen die Werkzeuge hier vollständig im Browser: kein Konto, kein Wasserzeichen, keine Begrenzung auf drei Dateien pro Tag — und vor allem kein zweiter Ort, an dem dein Dokument liegt.