PDF zusammenfügen

Warum das im Browser läuft und nicht auf einem Server

Bei den meisten kostenlosen PDF-Diensten wandert deine Datei zuerst auf einen fremden Rechner, wird dort verarbeitet und irgendwann wieder gelöscht — üblicherweise nach einer Stunde, sagt jedenfalls die Datenschutzerklärung. Für einen Urlaubsprospekt ist das egal. Für eine Gehaltsabrechnung, einen Arztbrief, einen Mietvertrag oder Unterlagen mit Kundendaten ist es das nicht.

Hier gibt es diesen Schritt nicht. Der gesamte Vorgang läuft in dem Tab, der gerade offen ist. Das ist kein Versprechen, das man glauben muss, sondern eines, das man testen kann: Seite laden, WLAN ausschalten, PDFs zusammenfügen. Wenn es funktioniert, kann nichts hochgeladen worden sein.

Für Arbeitgeber und Behörden ist das der praktisch relevante Punkt: Wo keine Daten übertragen werden, gibt es keine Auftragsverarbeitung und keinen Drittlandtransfer zu prüfen.

Die Reihenfolge ist die halbe Miete

Zusammengefügt wird genau in der Reihenfolge, die in der Liste steht — nicht alphabetisch, nicht nach Datum. Mit den Pfeilen verschiebst du eine Datei nach oben oder unten, mit dem Papierkorb fliegt sie raus.

Das klingt banal, ist aber die häufigste Fehlerquelle. Wer zehn eingescannte Seiten als scan_1.pdf bis scan_10.pdf auswählt, bekommt sie vom Dateidialog oft in der Reihenfolge 1, 10, 2, 3 … geliefert, weil viele Systeme alphabetisch statt numerisch sortieren. Zwei Gegenmittel: entweder in der Liste hier kurz durchsehen und korrigieren, oder gleich mit führenden Nullen benennen — scan_01 bis scan_10 sortiert überall richtig.

Typische Fälle aus dem Alltag

• Bewerbung als eine Datei. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse — viele Portale nehmen genau ein PDF. Reihenfolge: Anschreiben, Lebenslauf, dann Zeugnisse chronologisch rückwärts.
• Belege für die Steuererklärung. Einzelne Rechnungen zu einem Jahresordner verbinden. Weil nichts hochgeladen wird, bleiben die Beträge da, wo sie hingehören.
• Eingescannte Verträge. Der Dokumenteneinzug macht oft eine Datei pro Seite. Hier werden sie wieder ein Dokument.
• Rechnungen für die Buchhaltung. Ein Sammel-PDF pro Monat spart dem Steuerbüro das Sortieren.
• Handout aus mehreren Vorträgen. Verschiedene Präsentationen zu einer Datei für den Ausdruck.

Was viele übersehen

• Signaturen werden ungültig. Eine qualifizierte elektronische Signatur bestätigt exakt die Bytes des Dokuments, das unterschrieben wurde. Ändert sich etwas daran — und Zusammenfügen ändert alles —, ist sie zwangsläufig hinfällig. Erst zusammenfügen, dann signieren.
• Formularfelder hören auf zu funktionieren. Ausfüllbare PDFs verlieren ihre Interaktivität. Wenn das Formular ausgefüllt bleiben soll, drucke es vorher als PDF, damit die Eingaben fest im Seiteninhalt landen.
• Unterschiedliche Seitengrößen bleiben unterschiedlich. A4 und A5 gemischt ergibt ein Dokument mit gemischten Formaten. Das ist gewollt — nichts wird stillschweigend skaliert —, kann beim Druck aber überraschen.
• Metadaten der ersten Datei setzen sich nicht durch. Das Ergebnis bekommt eigene, leere Dokumenteigenschaften. Wer Titel und Autor braucht, trägt sie danach ein.

Passt dazu

Ist das Ergebnis für den E-Mail-Versand zu groß, liegt das meist an den Bildern und nicht an der Seitenzahl — die verkleinerst du am besten schon vor dem Zusammenfügen. Und wenn du aus Fotos oder Scans überhaupt erst ein PDF machen willst, führt der Weg über die Bilder, nicht über das Zusammenfügen. Den vollständigen deutschen Werkzeugkasten findest du unter alle Tools, Zeichen und Wörter zählt der Zeichenzähler.